Declaratierichtlijn

Richtlijn vergoedingen en declaraties

Overwegende dat

er reeds reiskosten worden vergoed voor bezoeken aan LOJFV's, constitutieborrels en besturendagen door bestuursleden,
er behoefte is aan een vaste en duidelijke compensatie van bestuursleden in verband met het bekleden van een bestuursfunctie
er reeds bij wijze van uitzondering commissieleden die volledig geen dan wel zeer weinig genot hebben van de door hen georganiseerde activiteiten vrijstellingen voor hen worden gemaakt en
er behoefte bestaat aan vrijstelling van betreffende commissieleden en bestuursleden voor deelname van activiteiten waarvoor een inschrijfbedrag geldt als waarborg voor het daadwerkelijk aanwezig zijn op de desbetreffende activiteit,

Neemt de Algemene Ledenvergadering der JFV Ouranos de volgende richtlijn aan.

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsomschrijving
In deze richtlijn wordt bedoeld met:
a) Ouranos: Juridische Faculteitsvereniging Ouranos
b) ALV: De Algemene Ledenvergadering van JFV Ouranos
c) Declarant: Natuurlijke persoon die kosten heeft gemaakt ten behoeve van Ouranos en deze wil laten vergoeden door Ouranos.
d) Penningmeester: De penningmeester van JFV Ouranos.
e) Commissaris Intern: De commissaris interne betrekkingen van JFV Ouranos.
f) Voorzitter: De voorzitter van JFV Ouranos.
g) Besluit: een schriftelijke beslissing die aan de geadresseerde bekend moet worden gemaakt op het email adres dat op het declaratieformulier kenbaar is gemaakt.
h) LOJFV: Landelijk Overleg Juridische Faculteitsverenigingen.
i) DUO: Dienst Uitvoering Onderwijs.

Hoofdstuk II Kosten die al dan niet in aanmerking komen voor vergoeding

Artikel 2. Reiskosten
Met uitzondering van reiskosten ten behoeve van kantoorbezoeken gemaakt door leden van Ouranos en reiskosten ten behoeve van acquisitie, bezoeken aan LOJFV's, constitutieborrels en besturendagen gemaakt door het bestuur, komen reiskosten nooit in aanmerking voor vergoeding.

Artikel 3. Telefoonkosten
De kosten die gemaakt worden voor het gebruik van (mobiele) telefoon ten behoeve van Ouranos, komen nooit in aanmerking voor vergoeding.

Artikel 4. Bestuurskosten
Algemene kosten gemaakt in verband met het bekleden van een bestuursfunctie worden volgens een bepaald vast bedrag per jaar vergoed, ter hoogte van twee maal het maandbedrag van de uitwonende basisbeurs dat jaarlijks door DUO wordt vastgesteld.

Artikel 5. Andere kosten
1) Alle andere kosten die zijn gemaakt ten behoeve van Ouranos, komen in beginsel in aanmerking voor vergoeding.
2) De penningmeester besluit gemotiveerd of een individueel geval niet voor vergoeding in aanmerking komt.

Artikel 6.
Ouranos vergoedt alleen kosten die naar mening van de penningmeester redelijk zijn.

Artikel 7.
Het bestuur kan in uitzonderlijke gevallen besluiten af te wijken van de vorige vijf artikelen.

Hoofdstuk III Activiteiten van commissies

Artikel 8. Aangaande commissieleden
1) Commissieleden betalen niet voor de door hen georganiseerde activiteiten, tenzij het reizen betreft.
2) Het bestuur of de ALV kan gemotiveerd besluiten af te wijken van lid 1.

Artikel 9. Aangaande bestuursleden
1) Bestuursleden betalen niet voor activiteiten van de vereniging, tenzij het reizen betreft.
2) Het bestuur kan besluiten dat de bestuursleden betalen voor een activiteit wanneer het dit gerechtvaardigd acht.
3) Indien de ALV het wenselijk acht, kan zij besluiten af te wijken van lid 1.

Hoofdstuk IV Afhandeling van declaraties

Artikel 10.
De penningmeester is verantwoordelijk voor afhandeling van declaraties.

Artikel 11.
1) Declaraties worden binnen drie weken behandeld.
2) Declaraties waarvan de penningmeester opgrond van art. 5 lid 2 van deze richtlijn oordeelt dat deze niet voor vergoeding in aanmerking komen, worden in de eerste bestuursvergadering na het indienen van de declaratie besproken.
3) Declaraties die op grond van Hoofdstuk II van deze richtlijn niet voor vergoeding in aanmerking komen, worden onder verwijzing naar deze richtlijn afgewezen en kenbaar gemaakt op het door de declarant aangegeven e-mailadres.

Artikel 12.
1) Declaraties dienen binnen drie weken na de uitgave ingediend te worden.
2) De penningmeester kan besluiten om declaraties die na meer dan drie weken worden ingediend in behandeling te nemen.

Hoofdstuk V Eisen aan het declaratieformulier

Artikel 13.
Alleen declaraties die worden ingediend middels het declaratieformulier dat is opgenomen in annex 1 van deze richtlijn, kunnen in behandeling worden genomen.

Artikel 14.
Op het declaratieformulier dienen in ieder geval de volgende gegevens worden ingevuld:
a) Naam van de declarant,
b) Adres, postcode en woonplaats van de declarant,
c) Het bedrag dat de declaratie beloopt,
d) Het rekeningnummer van de declarant,
e) Een omschrijving van de activiteit waarop de declaratie van toepassing is,
f) De datum waarop de declaratie is ingediend,
g) De datum waarop de uitgave heeft plaatsgevonden.

Artikel 15. Een declaratie kan in beginsel niet in behandeling worden genomen als er geen originele kassabon is bijgevoegd.

Artikel 16.
De penningmeester kan besluiten een declaratie niet in behandeling te nemen indien aan één of meer van de eisen van de twee vorige artikelen niet is voldaan.

Hoofdstuk VI Beroep en bezwaar

Artikel 17.
Alle besluiten die op grond van deze richtlijn genomen worden, staan open voor bewaar bij het bestuur.

Artikel 18.
Bezwaar wordt ingediend door middel van een gemotiveerd schrijven aan de voorzitter, die het in de eerstvolgende bestuursvergadering na ontvangst van het bezwaar ter aan de orde brengt.

Artikel 19.
Het bestuur neemt een besluit op het bezwaar.

Artikel 20.
Het besluit van het bestuur staat open voor beroep bij de ALV.
Artikel 21.
Beroep bij de ALV wordt ingediend door middel van een gemotiveerd schrijven aan de voorzitter. De voorzitter is verplicht het beroep te agenderen voor de eerstvolgende ALV.

Artikel 22.
Bezwaar en beroep hebben geen schorsende werking ten aanzien van het besluit.

Hoofdstuk VII Slotbepalingen

Artikel 23.
In alle gevallen waar deze richtlijn geen oplossing biedt, neemt het bestuur een besluit.

Artikel 24.
Deze richtlijn kan op voorstel van het bestuur door de ALV met een absolute meerderheid van stemmen worden gewijzigd.

Artikel 25.
Het bestuur kan te allen tijden de bijlagen wijzigen.

Maastricht, 2012